Документы по наставничеству: какие нужны и как утвердить

Споры и авторитет

В процессе работы обязательно будут возникать спорные моменты, ведь у каждого человека всегда есть свое мнение, видение проблемы и ее решения. Как быть, если сотрудник не соглашается с предложенными идеями, спорит с замечаниями по качеству работы или вовсе игнорирует комментарии коллег, не соблюдает внутрипроектные стандарты разработки? Должен ли наставник давить авторитетом и ограничиваться краткими «так надо» или «так не делают»? 

По-моему, опираться на личный авторитет в подобных дискуссиях — весьма сомнительное решение. Правильнее в такой ситуации апеллировать к опыту коллег и требованиям клиента, приводить примеры из практики. Если вопросы не касаются закрытой информации, то стоит обратиться к открытым публикациям, профильным статьям. Готовясь отправить человека в «свободное плавание», удостоверьтесь, что он сможет принимать правильные решения самостоятельно, на основе собственных практических навыков и знаний, а не чужого авторитета. 

Еще одна возможная проблема — сотрудник не хочет или не видит необходимости работать по предложенному процессу. Это значит, что всю работу, связанную с формальностями рабочего процесса, за такого сотрудника должен будет делать кто-то из коллег. Если вам попался гений, который выполняет за день двойную норму, то, возможно, имеет смысл оставить его в проекте. В противном случае стоит задуматься, нужен ли такой сотрудник в команде. 

Каким должен быть наставник

При выборе наставника нужно учитывать следующее:

Его уровень должен быть существенно выше, чем у его подопечного. Достаточно, если он будет превосходить на один или два уровня. Начиная с определённой карьерной ступеньки наставничество может стать одним из неотъемлемых условий дальнейшей карьеры.
Предпочтительнее, когда рассматриваемую роль выполняет не непосредственный начальник, а посторонний сотрудник

Практика в большинстве случаев показывает, что для руководителя более важно непосредственное выполнение трудовых обязанностей, чем достигнутый прогресс. Кроме того, у постороннего человека меньше субъективности в работе с подопечным.

Выбирая специалиста для такой работы, важно, чтобы он имел следующие качества:

Необходимы не только профессиональные знания, но и богатый опыт работы.
Важно, чтобы назначенный наставником человек хотел заниматься этой работой. Если он будет тяготиться своими обязанностями, эффект от его деятельности будет минимальным

Подопечный всегда почувствует то, насколько искренней будет предоставляемая ему помощь.
Важное значение имеет лояльность специалиста к компании, в которой он работает. Только носитель корпоративных ценностей сможет передать их новому сотруднику.
Важно иметь системное представление о своей компании, а не быть только узким специалистом.
Главную роль в наставничестве играет профессиональный уровень работника, которому доверена эта обязанность.
Нужно быть готовым тратить достаточно времени на работу с новым сотрудником. Воспитание нового работника — это долгий и упорный труд.
При обучении, особенно в первое время воспитанника придётся много критиковать. Важно, чтобы руководитель использовал конструктивный подход. Нужно, чтобы критика мотивировала к совершенствованию, постоянной работе над собой.
Важно, чтобы новичок всегда имел обратную связь с наставником. Естественно, что во время обучения будет возникать большое количество вопросов. Своевременные ответы на них помогут двигаться дальше в своём развитии.

Не всегда можно найти наставника, отвечающего перечисленным требованиям. Однако в каждой ситуации при выборе подходящих специалистов нужно исходить из конкретных обстоятельств.

Что такое наставничество

Наставничество в IT — это возможность для новичка быстрее продвинуться в работе или учебе. Наставник, как правило, не смотрит код и не дает готовое решение. Он задает наводящие вопросы или объясняет, с какими темами поработать, чтобы прийти к нужному результату.

Наставник дает новичку контекст — показывает, как применять теорию и учебные задания в реальных проектах. С ним можно разобрать непонятную задачу или составить план, чтобы прокачать навык. Еще наставник делится личным опытом. Например, он может рассказать новичку, пришедшему из другой сферы, про коллег, которые тоже однажды сменили профессию.

«Это начинается как менторство: „Я делаю, а ты повторяй“. Затем идет уже собственно наставничество: „Сделай, а я посмотрю, правильно ли ты делаешь“. Для меня суть заключается именно в этом: ты не делаешь за другого, но немного облегчаешь ему путь, подсказываешь, как действовать, в каком направлении мыслить», — говорит Кирилл Маркидонов, руководитель отдела веб-тестирования в Exante.

«Работа с наставником начинается с того, что вы договариваетесь об условиях, — говорит Дарья Мартынова, старший специалист по тестированию в EPAM Systems. — Мы называли это контрактом — некие правила, которым следуют и наставники, и студенты. Наставник дает какой-то набор обещаний и договаривается со студентами, чего он от них ждет

Важно следовать договоренностям, хотя иногда это бывает очень сложно»

«Большая часть процесса работы с наставником — это общение. Лучше всего работает неформальный диалог, — говорит Кирилл Маркидонов. — Когда мы используем формальные механизмы, это больше формат руководитель-подчиненный. Такое взаимодействие помогает в решении каких-то задач прямо сейчас

Если же мы думаем об инвестициях в будущее, то здесь важно неформальное общение. Оно закладывает фундамент, помогает пониманию вещей

Обязательно нужно хвалить, находить, за что можно поблагодарить человека. Даже если он серьезно ошибся, можно найти и положительные стороны. Мне кажется, в этом смысл наставничества — не просто научить, но еще вдохновить на большее».

Опытный наставник видит, когда и как навести студента на правильное решение. Он хорошо знает сферу и понимает, с какими вопросами сталкиваются новички на разных этапах. Если наставник не встречался с подобной проблемой, он знает где искать ответы и делится этими источниками с начинающим коллегой. Такая работа помогает самому наставнику развиваться и вдохновляет его.

«Я получаю от наставничества в первую очередь эмоции. Когда у меня долго нет обучающихся, а потом появляется новичок или группа — сразу прилив идей и эмоций. Я придумываю, как можно объяснить ту или иную тему, с какими задачами поработать. Мне очень нравится этот процесс.

Наставничество хорошо развивает способность запоминать и формулировать. До того, как я начала работать с новичками, многие вещи я уже знала на уровне практики, но не всё из этого могла объяснить с точки зрения теории. Сейчас же я смогу рассказать про любой практический навык в теоретическом ключе», — говорит Дарья Мартынова.

Ни тот, ни другой…

Толковые и этимологические словари предлагают самые разнообразные аналоги термина «наставник» — это учитель, руководитель, преподаватель, воспитатель, инструктор, а также вождь, гуру, мэтр, назидатель, нравоучитель, пастырь и др. Все они схожи друг с другом, но различны по сути.

В слове «наставник» отчетливо видны приставка «на» и глагол «ставить», т.е. наставить (к примеру) на путь, по которому дальше ученик пойдет сам. Универсальным свойством наставника во всех сферах признается его высокая квалификация, опыт, многогранность охвата информации, событий или жизненного пространства.

Плюсы и минусы системы наставничества

На первый взгляд, эффективно функционирующая система наставничества – лучшее, что можно внедрить в организацию для успешной адаптации и повышения квалификации молодых кадров. Рассмотрим подробнее.

Плюсы

На стороне наставничества следующие преимущества:

Низкая себестоимость. Не требуется значительных финансовых расходов, чтобы обеспечить наставничество, часто эффективнее работают другие рычаги мотивации.

Обеспечение лояльности

Любой новичок будет признателен за проявленное к нему внимание и помощь в первые непростые рабочие месяцы. «Выращенный» усилиями компании, он будет позитивнее относиться к ней и испытывать внутреннюю потребность благодарности и более эффективной работы.

Преемственность корпоративных стандартов

Опытные наставники передают молодым кадрам уже сформированный поведенческий и профессиональный стандарт, одобряемый в данной сфере.

Быстрая и эффективная адаптация. Снижается срок достижения работником уровня компетентного специалиста, приносящего максимальную пользу, а значит, и прибыль.

Уменьшение текучести кадров. Происходит как за счет хорошо подготовленных и позитивно настроенных молодых специалистов, так и за счет опытных работников, благодаря роли наставника избавленных от «синдрома выгорания».

Улучшение трудовых показателей. Наставники, стремясь показать хороший пример, и сами начинают работать лучше.

Минусы

Однако у системы наставничества есть и «подводные камни». Какие минусы могут быть характерны для такой организации профессионального взаимодействия? Прежде всего, это:

  • нетождественность наставничества и адаптации – опытный сотрудник не может все время опекать новичка, когда-то придется отпустить его «в свободное плавание», при этом окончание срока наставничества не всегда обозначает практическую готовность к самостоятельной работе;
  • недостаточная подготовка и мотивация самого наставника;
  • отсутствие обратной связи (наставник и подопечный не смогли «сработаться»);
  • подавление наставником подопечного, использование им неправильных методов преподавания (модель «делай, как я, не спрашивай, почему»);
  • перегрузка обучаемого теорией в ущерб практике;
  • отсутствие внешнего контроля, значимых критериев успешного наставничества.

Коммуникация между наставником и подчиненным

Поколения меняются, а вместе с ними меняются подходы в руководстве: авторитарный стиль поведения все чаще становится неприемлемым для поколения Z, им нужен наставник — старший брат, руководитель-друг, которому можно доверять и с которым можно открыто обсудить проблемы. 

При этом наставнику-другу важно иметь достаточно широкий кругозор чтобы быть «на одной волне» с молодым сотрудником. В таком случае процесс обучения пройдет в максимально комфортной обстановке для всех участников процесса

Shutterstock / fizkes

Насколько должна быть регламентирована работа наставника с подопечным? В разных компаниях существуют свои правила, и частично они зависят от сложившейся корпоративной культуры.  

Например, это могут быть четко зафиксированные, в том числе по срокам, функциональные обязанности, которые привязаны к KPI наставника (работа наставника может быть оплачена и часто финансово подкреплена): 

  • Количество рабочих встреч наставника с молодым специалистом (обсуждение задач, коррекционные беседы, проведение тренингов и обучающих семинаров);
  • Количество рабочих встреч наставника с непосредственным руководителем новичка, его коллегами (сбор обратной связи), заказчиком (если новый сотрудник выполняет задачи для него);
  • Адаптационные встречи (обычно, не более трех за испытательный срок в три месяца);
  • Встреча по итогам прохождения испытательного срока.

Молодому специалисту также могут согласовать регламент взаимодействия с наставником: например, возможность обращаться к нему неограниченное количество раз, что позволяет новичку максимально комфортно и безболезненно просить коллегу о помощи.

Когда применять?

Запуск и поддержка проекта «Наставничество» требует расхода как финансовых, так и человеческих ресурсов. Необходимость внедрения данного метода целесообразна в следующих случаях.

— Если коллектив состоит преимущественно из молодых специалистов.

«Использование методики наставничества как особой формы обучения кадров наиболее актуально в компаниях, где команда состоит из молодых сотрудников. Такой специалист, придя на свое первое место работы в определенном сегменте, еще не обладает нужным профессиональным опытом, поэтому наставник должен стать тем человеком, который сможет передать ему весь имеющийся у него набор знаний и умений, помогая адаптироваться в профессиональной среде. Именно поэтому для наиболее эффективного сотрудничества опытных сотрудников с молодыми необходимо выстраивать четкую и отлаженную систему организации стажерских программ».

— Если наблюдается высокая текучесть кадров.

Ура! Заработало!

Специфика организации наставничества индивидуальна для каждой компании. Руководство предприятия самостоятельно решает, каким именно образом мотивировать наставников, определяет продолжительность обучения новичков, устанавливает бюджет проекта и так далее.

Но в большинстве своем внедрение наставничества сводится к трем глобальным этапам: выбор, обучение наставников и оценка их работы.

«Мы организовывали наставничество по следующей схеме:

  • разработка плана проекта и процедур, формирование бюджета, анализ опыта коллег из дочерних банков группы RBI, адаптация необходимых материалов;
  • выбор пула наставников и проведение их обучения, составление индивидуальных планов работы;
  • выбор пилотных городов/отделений банка;
  • проведение fresh-up тренингов (продажи и качество обслуживания) для сотрудников розницы;
  • присутствие наставников в пилотных отделениях банка, наблюдение за работой сотрудников, обратная связь по итогам работы, обучение элементам наставничества директоров отделений (пилот длился пять недель, затем мы проводили мониторинг процесса);
  • анализ результатов пилота, оценка наставников и обучаемых, коррекция плана внедрения системы наставничества.

В своих региональных центрах для реализации системы наставничества мы:

  • определяли профиль наставника (составляли примерный профессионально-психологический портрет), отбирали наставников, детально обучали, тестировали и выбирали лучших;
  • обучали сотрудников розницы (продажи и качество) и руководителей розничных отделений (продажи, тренинги для тренеров и наставничество);
  • внедряли систему наставничества в отдельно взятом отделении и дополнительно обучали директора отделения;
  • постоянно мониторили работу наставников и результаты продаж».

Сложности внедрения

Безусловно, организация системы наставничества не всегда проходит идеально. Основные проблемы, которые могут возникнуть при воплощении в жизнь данного процесса:

  • «Неправильный выбор пула наставников. Например, мы изначально неверно оценили предполагаемый объем работы и не составили профиль наставника.
  • Длительное и дорогое обучение наставников. Эти сотрудники должны быть лучшими в своем деле, а также должны владеть некоторыми обучающими методиками.
  • Неправильное позиционирование системы наставничества. Наши сотрудники изначально воспринимали наставников как «надсмотрщиков». Мотивация, особенно у опытных специалистов, снижалась».

Менторство

Оно сочетает в себе признаки как коучинга, так и преподавательской деятельности. Преподаватель обучает, а эффективную обратную связь дает коуч. В совокупности эти два процесса способствуют как профессиональному, так и личностному развитию обучаемого. Менторство может применяться для выявления и развития ключевых ценностей и убеждений человека. Таким образом, с помощью менторов можно корректировать систему внутренней мотивации и модель поведения человека. В рамках организации менторство рассматривается как наставничество для наставников. То есть, менторы – это те же наставники, но более высокого уровня, которые могут

РОЛЬ НАСТАВНИКА

В каждом конкретном случае взаимоотношения между наставниками и наставляемыми характеризуются какие-то своими особенностями. Роль наставника при этом всегда остается неизменной. В силу того, что целью наставничества является развитие личных и лидерских способностей наставляемого, наставник должен уметь реагировать на потребности наставляемого таким образом, чтобы это способствовало поиску подопечным самостоятельных решений. Наставники, таким образом, предлагают себя наставляемым в качестве вспомогательного средства. Вот перечень некоторых областей, в которых большинство наставников могут оказать содействие своим подопечным:

  • Организационный, управленческий опыт
  • Знание людей, их связей и корпоративных интересов
  • Знание сетей и межгрупповых корпоративных интересов
  • Знание карьерных возможностей
  • Жизненный опыт
  • Технические и профиссиональные знания

У  наставника, как правило, будет ценный  опыт и знания в следующих облостях:

Понимание всех тонкостей культуры организации — ее ценностей, процессов, политики и стратегий, необходимых для карьерной реализации. Опыт работы и взаимодействия с людьми в целом, возможно правильное понимание отдельных людей, с которыми наставляемому приходится взаимодействовать. Знание неформальных групп и интересов, существующих внутри структуры организации, а также котактов, с которыми наставляемому возможно придется установить связь, либо которые придется развивать самому.

Понимание путей и вариантов карьерного роста внутри организации, вероятной перспективы их развития в будущем, а также возможный непосредственный опыт работы по профилю, представляющему наибольший интерес для наставляемого.

Опыт, накопленный наставником за свою жизнь, либо проблемные моменты, с которыми пришлось столкнуться, представляющие пользу для наставляемого сейчас или в будущем. Рабочий опыт, как технического, так и управленческого характера, который может пригодиться наставляемому при выполнении текущих или будущих должностных обязанностей.

Перечень является неокончательным, а удовлетворение всех его критериев не является обязательным. Он скорее призван служить в качестве фактора, стимулирующего осмысливание наставниками собственных ресурсов и выбор наиболее пригодных из них для использования при наставлении своих подопечных. Стоит, однако, помнить, что хорошие наставники сами стараются не участвовать в процессе – они наблюдают, скорее поощряя действия, чем сами выполняя работу за наставляемых. Наставники, как правило, выполняют функцию объективного помощника и являют собой пример идеального доверенного лица.

Эффективный наставник:

  • является хорошим слушателем
  • активно интересуется личными  лидерскими качествами наставляемых и их развитием
  • доверяет другим и сам заслуживает доверия
  • поощряет действие и проявляет уверенность в достижениях наставляемых
  • способен помочь в сохранении доверительных отношений между своим подопечным и его начальником.

Учитель или наставник

Учитель или преподаватель еще в советское время воспринимались как наставники. Учитель-наставник как ментор-назидатель был известен и в дореволюционном образовании. Сегодня функции наставника в образовании и педагогике близки с тьюторству и коучингу – возникает стремление сделать взаимодействие между учащимся и учителем более индивидуализированным, создать среду, в которой передавались бы не только знания, но и опыт взаимодействия с социальной средой, профессиональные компетенции.

Аналогичная ситуация возникла в высшем образовании, где все более востребовано тьюторство.

Наставником может быть как опытный квалифицированный педагог, так и начинающий учитель. Это необходимо для совмещения опыта с разработкой новых идей и путей решения образовательных задач. Молодой новый наставник всегда является активным генератором идей и может воплотить их на практике.

Организация системы наставничества с нуля

Если руководитель хочет сделать систему наставничества в своей организации официальной, ему надо закрепить ее основные положения во внутреннем нормативном акте – Положении о наставничестве. В нем стоит прописать основные моменты, касающиеся этого процесса:

  • критерии отбора наставников;
  • их мотивирующие факторы;
  • права и обязанности наставников и подопечных;
  • сроки наставничества для конкретных должностей;
  • программу контроля эффективности наставничества и критерии ее оценки.

К СЛОВУ! Можно организовать этот процесс и на сугубо добровольной основе.

Рекомендации руководству для организации эффективного наставничества

  1. Правильно подобранная кандидатура наставника – 90% успеха всего процесса.
  2. Лучше использовать добровольцев, а также людей, максимально соответствующих критериям хорошего наставника, подкрепляя их корректной мотивацией.
  3. Правильно ставить цели наставничества и критерии его успешности.
  4. Твердое правило: успех подчиненного – прямая выгода наставника, и наоборот.
  5. Наставничество не должно существенно затруднять профессиональную деятельность самого наставника.

Наиболее частые ошибки при организации наставничества

Чтобы избежать негативных моментов, связанных с организацией адаптации и повышения эффективности молодых кадров путем наставничества, руководству следует быть внимательным к опыту предшественников и постараться не допустить следующих типичных ошибок:

  • недооценка сложности адаптации для подопечного (поможет внимательное отношение, обратная связь, личная заинтересованность наставника);
  • переоценка подопечным уровня своих первоначальных навыков (человек должен хотеть научиться новому, влиться в коллектив и перенять опыт);
  • диктат наставника (навязывание своего мнения без объяснения альтернатив недопустимо, наставник не является руководителем);
  • отсутствие системного контроля (необходимы конкретные задачи наставничества и своевременная проверка их достижения);
  • отсутствие у наставника мотивации к успешной деятельности (может возникнуть в результате того, что пришлось взять подопечного под давлением начальника);
  • неправильный подбор кандидатов в наставники.

Избежать этих ошибок поможет сознательный и грамотный подход руководства к системе организации наставничества, которая часто является показателем успешности развития компании в целом.

Создайте альянс

Уделите время обсуждению концепции сотрудничества. Обе стороны должны иметь общее понимание процесса взаимоотношений. Это подразумевает обсуждение таких вещей, как:

  • Время контакта и ответа. Кто с кем выходит на связь? Каким образом? Когда? Каковы приемлемые часы, дни отклика?
  • Встречи. Где, когда и как часто? Вы встречаетесь лично? По телефону? Виртуально?
  • Конфиденциальность. Какие темы можно обсуждать, а какие нет?
  • Обратная связь. Каковы ожидания относительно предоставления и получения обратной связи?
  • Цели и подотчетность. Что каждая сторона хотела бы извлечь из этого опыта? Чего наставник ждет от подопечного, а подопечный – от наставника?

Обратное наставничество

Эдлин Джон (Edleen John), руководитель сектора инноваций и развития KPMG, считает программу обратного наставничества2 полностью меняющей все традиционные представления. Обратное наставничество связывает младших сотрудников со старшими коллегами новыми отношениями, благодаря которым младший сотрудник может чувствовать, что партнерство – это реальная возможность расширить связи и увеличить влияние в компании.

Наставничество – эффективный подход к развитию, в ходе которого более опытный коллега передает профессиональный опыт и знания своему подопечному (поднаставному) и контролирует освоение им новых навыков («Расскажи – Покажи – Сделай»)

Внедрение такой практики приписывают Джеку Уэлчу, бывшему генеральному директору General Electric, который в 1999 году приказал своим 500 топ-менеджерам найти молодых коллег и обучиться у них навыкам работы в Интернете. Обратное наставничество встречается в Dell, Procter & Gamble, Time Warner, Cisco Systems, Citi Bank, AXA Group и других корпорациях. Большую роль в его развитии сыграли психологические исследования, посвященные миллениалам. Они показали, что сотрудники поколения Y, как правило, хотят поскорее привнести свой вклад в работу и так же быстро получить позитивные оценки, от которых напрямую зависит их мотивация.

Наставничество в организации как формальный институт

В отношении новичка выполняются следующие задачи:

  • Ввести в курс дела, рассказать о рабочих задачах,
  • Поставить цели на время испытательного срока,
  • Познакомить с коллективом,
  • Мониторить эффективность выполнения заданий новичком,
  • Корректировать деятельность нового сотрудника, указывать на ошибки,
  • Оценить эффективность специалиста по итогам испытательного срока.

При формальном подходе, тьютор принимает непосредственное участие в принятии решения о прохождении испытательного срока. При этом заполняется анкета, и подопечный оценивается по ряду критериев.

Роль наставника

  1. Совместное определение целей на полгода, год,
  2. Встречи с заданной регулярностью (как минимум, два раза в год) для ориентировки в плане эффективности достижения целей, для их коррекции, поиска более результативных методов выполнения задач,
  3. Психологическая поддержка и мотивация подопечных – помощь в решении сложных задач, поиск «окон» для самореализации сотрудника, повышения его вовлеченности в развитие подразделения и компании; поиск возможностей включения специалиста в новые проекты – с пользой для развития сотрудника и проекта,
  4. Участие в повышении квалификации: тьютор помогает специалисту определиться, в каких знаниях и навыках последний нуждается, как включить обучение в более общий контекст профессионального развития.

В идеале, взаимодействие между наставником и подопечным происходит все время: тьютор держит руку на пульсе, наблюдает, получает и сам дает обратную связь. Конечно, такого рода сотрудничество возможно при высокой степени заинтересованности подопечного.

Чем мотивировать наставника?

Материальное вознаграждение на практике используется нечасто, но в теории существует: тьютор получает бонусы в зависимости от эффективности своей работы; ее индикатором являются успехи подопечного. Результат определяется по формальным признакам – KPI.

Чаще в роли вознаграждения выступают нематериальные мотиваторы. Быть наставником – почетно, поскольку это признание опыта, профессионализма, достижений, доверия. В коллективе лидеры, способные курировать других, пользуются уважением, симпатией.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector