Печать «для документов»

Как скрепить печатью в 2019 году

Казалось бы, скопировать документ и поставить на него соответствующий штамп — это так просто. Что может быть сложного? Оказывается, и на это есть свои правила! Давайте разберемся, какие трудности могут вас ожидать и рассмотрим образец, как заверять документы «копия верна». Зачем это нужно? Представим, что вы собрались брать кредит в банке.

Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности. Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта. Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов. Таких ситуаций в пример можно привести очень много. Единственное, что их объединяет – бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.

Типичные оттиски

В зависимости от организационной формы предприятия оттиски печати могут различаться по внешнему виду. Так, оттиск ИП немного проще, чем у ООО или ЗАО, и содержит меньше обязательных элементов. Рассмотрим типичные оттиски штампов в зависимости от типа и формы компании.

  1. Простой. Содержит в середине наименование организации, а в окантовке находится форма организационной деятельности, а также ОРГН и КПП. Также в окантовку может быть пущен адрес компании.
  2. С микротекстом. В таких печатях, в отличие от предыдущих, более сложная окантовка, проходящая по краю в 2 слоя. Во внешнем слое находится более мелкий текст, которым прописывается, например, ее реестровый номер. Во внутреннем слое окантовки, также как и в простой печати, находится адрес, ОГРН и КПП,  а также организационная форма компании.
  3. С окантовкой в виде орнамента. Крупные компании предпочитают использовать в своей деятельности фантазийные оттиски, в которых между внутренним и внешним слоем окантовки идет узор.
  4. Для ИП. Содержит, как правило, ФИО предпринимателя в середине, по краю же пущены такие реквизиты, как ОГРНИП, адрес, а также ИНН.

На каких документах ставится печать, можно узнать из данного видео.

Изменение в электронных документах

В середине текущего года закон 44-ФЗ претерпел изменения. Большинство из них связано с переводом закупок в электронную форму. Уже сейчас часть документов оформляется в электронном виде. Так вот, новый ГОСТ действует как для бумажных, так и для электронных документов. Какие же изменения внесены?

Шрифты. Теперь документы нужно оформлять с использованием шрифтов определенных наименований. Причем для каждого из них установлены допустимые размеры. Вот они:

  • Times New Roman — 13, 14;
  • Arial — 12, 13;
  • Verdana — 12, 13;
  • Calibri — 14.

Место составления. В документах необходимо прописывать место, где они составлены или изданы. Правила не распространяются на письма, докладные и служебные записки, информационно-справочные документы.

Размещение грифа согласования. Отметку о согласовании теперь можно поставить только в определенных местах:

  1. В левом верхнем углу первого листа документа.
  2. В конце документа — на последнем листе под текстом.
  3. На листе согласования.

Немного об использовании и хранении

У руководителя организационного отдела обычно находится основная печать, имеющая круглую форму. Для хранения ее используется специальный сейф. Если руководитель организационного отдела отсутствует долгое время, печать могут выдавать сотрудникам под расписку. Или если приспособление необходимо использовать в выходные, праздничные дни.

Что касается вспомогательных разновидностей, то их дают лично сотрудникам организации, наделенным соответствующими полномочиями.

Вспомогательные разновидности печатей надо хранить внутри столов, которые обязательно закрываются. Опечатываемый сейф нужен для сохранения основной и вспомогательных печатей, адресного штампа. Доступ к ним должны иметь только сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, ответственные за хранение.

Специальный журнал ведут для того, чтобы организовать учет приспособлений. Этот документ ведется по общим правилам, которые касаются строгой отчетности. Хранят такой журнал в шкафу, защищенном от возгорания в максимальной степени.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

  • время и место уничтожения;
  • состав комиссии;
  • основание уничтожения печатей и штампов;
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
  • способ уничтожения;
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
  • подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Что такое клише печати и штампа?

Многие люди путают понятия, связанные с печатями. Наибольшее затруднение вызывает вопрос про клише, что это такое – печать или штамп, мало кто скажет с уверенностью, что это ни то, ни другое. Клише – это та часть печати или штампа с нанесенным зеркальным изображением, которая оставляет оттиск (отпечаток) на бумаге. Его изготавливают из разных материалов, и от этого напрямую зависит, сколько времени прослужит печать и насколько удобно будет ею пользоваться.

  • Из фотополимера
  • Это недорогой и самый быстрый по времени изготовления вариант. Если вы используете печать сравнительно редко, то есть ставите не более 20 оттисков в день, то фотополимерная печать прослужит около 2 лет. Для этого инструмента подходят только чернила на водной основе, оттиски можно поставить на бумагу. Кроме того, на полимере нельзя сделать некоторые элементы защиты – например, гильоширную сетку.

  • Из резины
  • Такие изделия стоят недешево, и их изготовление требует больше времени, но зато они служат намного дольше. При интенсивности использования – от 50 оттисков в день и более, срок эксплуатации составляет около 15 лет. Эти печати оставляют четкий оттиск на любой поверхности, в том числе на металле, пластике, дереве и текстиле. К ним подходят краски и на водной, и на спиртовой основе. Из резины методом лазерной гравировки изготавливают клише разной сложности: гербовые, с защитной тончайшей сеткой, микрошрифтом, скрытыми элементами и т. д.

  • Флэш-технология
  • В данном случае основу выполняют из микропористой резины. Ее отличие от обычного резинового или фотополимерного клише в том, что она заправляется чернилами в процессе изготовления. Таким образом, вам не придется отдельно приобретать штемпельную подушку. Срок службы – от 5 лет и более, запаса чернил хватает примерно на 5 000 четких оттисков. Когда они закончатся, обратитесь в мастерскую, и ее заправят снова. Клише из микропористой резины предполагает одновременное использование нескольких цветов и всех видов защиты. Палитра намного шире, чем у обычных клише.

Существуют металлические клише, также их называют сухими печатями. Они не требуют чернил и применяются для получения рельефных отпечатков на бумаге или на воске, сургуче, пластилине

Где нужны такие оттиски? Прежде всего, для опечатывания сейфов, кабинетов, боксов, важной корреспонденции

Теперь зная, из каких материалов изготавливают клише для штампа, что это такое, какую выбрать оснастку, вы сможете заказать именно тот вариант, который лучше всего подойдет для нужд вашей организации.

Пресс-релиз подготовлен Graver.ru.

Примерный перечень документов, на которых ставится основная (круглая) печать

Основная (круглая) печать предприятия ставится на следующих документах:

  • уставе, положениях о филиалах;
  • договорах со сторонними организациями (хозяйственных, банковского счета, поставки, купли-продажи, подряда, аренды помещений и пр.);
  • протоколах разногласий и протоколах согласования разногласий к договорам;
  • договорах внутренних с работниками (трудовых, ученических, о материальной ответственности);
  • соглашениях (о сотрудничестве, взаимодействии и т.д.);
  • гарантийных письмах;
  • актах выполненных работ к договорам;
  • сметах расходов;
  • отчетных бухгалтерских документах;
  • карточках с образцами подписей;
  • платежно-расчетных (финансовых) документах (платежных поручениях, платежных требованиях, счетах-фактурах, накладных и др.);
  • штатных расписаниях;
  • доверенностях;
  • архивных справках и копиях (выписках) архивных документов;
  • исковых заявлениях, претензиях, ходатайствах, справках и т.д. в налоговые и судебные органы.

Настоящий перечень документов, заверяемых основной (круглой) печатью предприятия, не является исчерпывающим. При признании должностным лицом, имеющим право первой подписи, документа особо важным или по требованию контрагента основная (круглая) печать может быть поставлена и на этот документ. При разовом проставлении печати по усмотрению вышеуказанного должностного лица отсутствует необходимость вносить изменения в приведенный перечень, указанный в приложении N 5 к инструкции по делопроизводству.

Настоящий перечень может быть пересмотрен, при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения в установленном порядке для принятия локальных актов на предприятии.

<…>

Важная информация. Следует помнить, что далеко не всем организациям разрешено законом в оттиске печати использовать изображение герба РФ (см. положения ст. 10 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и п. 1 Постановления Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»). Относительно штампов таких ограничений не имеется, но и гербовая символика не применяется.

Требования к изготовлению печати с Государственным гербом РФ:

изготовлением печатей с воспроизведением Государственного герба РФ могут заниматься только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Заказать изготовление печати с воспроизведением Государственного герба РФ и использовать ее в своей деятельности имеют право:

  • федеральные органы государственной власти;
  • иные государственные органы, организации и учреждения;
  • а также органы, организации и учреждения независимо от формы собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями.

Вывод: печать с Государственным гербом РФ не может быть использована простым ООО или ОАО, занимающимся только коммерческой деятельностью и не наделенным государственно-властными полномочиями. Более того, указанным предприятиям никто такую печать и не изготовит: частные полиграфические предприятия на это не имеют права, а полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие соответствующие сертификаты, откажут в изготовлении в силу несоответствия характеристики заказчика требованиям закона, позволяющим использовать печать с Государственным гербом РФ только вышеуказанным органам, организациям и учреждениям.

Если же организации в силу положений законодательства позволено использовать печать с Государственным гербом РФ, то печать организации должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст:

  • в части месторасположения Государственного герба РФ — только в центре клише печати;
  • в части расстояния и направления микротекста печати;
  • в части недопустимости погрешностей при изготовлении печати, приводящих к непропечатке, недопечатке оттиска, искажению деталей изображения на оттиске, а также смазыванию и стиранию.
  • и т.д.

Вывод: ГОСТ предъявляет повышенные и категоричные требования к качеству печати с изображением Государственного герба РФ.

Предложения со словосочетанием «скрепить печатью»

Когда-нибудь я тоже научусь различать смыслы слов.

В каком смысле употребляется прилагательное большой в отрывке: И вообще, тут ещё большой вопрос, кому и перед кем стыдно должно быть.

Синонимы к словосочетанию «скрепить печатью»

Цитаты из русской классики со словосочетанием «скрепить печатью»

Все распоряжения сына Настасья Александровна скрепила печатью своего сердца. Формальности о признании в законных правах его требовали иногда его присутствия в губернском городе, где он оставил для успешнейшего хода дела своего адвоката. Что ему особенно было неприятно, так это неминуемая поездка в Белоруссию, где дядя имел значительное поместье, в эту terra incognita, край, по слухам, враждебный, суливший ему много скучных и тревожных дней.

СКРЕПИ́ТЬ, -плю́, -пи́шь; прич. страд. прош. скреплённый, -лён, -лена́, -лено́; сов., перех. (несов. скреплять). (Малый академический словарь, МАС)

Печа́ть: Печатное дело (Википедия)

Отправить комментарий

Синонимы к словосочетанию «скрепить печатью»

Карта слов и выражений русского языка

Онлайн-тезаурус с возможностью поиска ассоциаций, синонимов, контекстных связей и примеров предложений к словам и выражениям русского языка.

Справочная информация по склонению имён существительных и прилагательных, спряжению глаголов, а также морфемному строению слов.

Сайт оснащён мощной системой поиска с поддержкой русской морфологии.

Как отказаться от печати организации?

Внесите изменения в устав своей организации. Сведения о наличии печати должны быть именно в этом документе.

Если откажемся от печати организации, нужно ли ставить ее в типовых документах, где такой реквизит предусмотрен, например, в кассовой книге?

Официальных разъяснений по этому вопросу пока не вышло. Но в ФНС России, ПФР и ФСС России поясняют, что сразу после вступления в силу закона компания вправе передавать им любые документы без печати. Единственное пожелание – если решили отказаться от печати, известите об этом инспекторов письмом. Как только появятся официальные разъяснения, в статью будут внесены изменения.

Нужно ли ставить печать в первичке, формы которой компания разработала сама?

Нет, не нужно. Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Обязательно ли использовать печать в договорах, например, в договоре купли-продажи?

Нет, не обязательно. Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Поэтому, если одна из сторон отказалась от круглой печати, просто проследите, чтобы из договора убрали требование ее проставлять.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Договор

Гражданское законодательство не требует обязательного наличия печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, иногда включают в текст самого договора. В этом случае отсутствие печати может повлечь:

  • признание письменной формы сделки несоблюденной. А значит, стороны не смогут ссылаться при спорах на свидетельские показания <3>;
  • признание договора недействительным, если такое последствие прямо указано в договоре <4>.

Приведем выдержку из договора, в котором оговорено условие о необходимости печати.

  1. Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями Сторон.

Покупатель: Продавец:Генеральный директор ООО «Альфа» Генеральный директор ООО «Гамма» Иванов Иванов И.И. Петров Петров В.П.———— ————— ———— ————— Печать ООО «Альфа» Печать ООО «Гамма» М.П. М.П.

Совет

Оттиск печати лучше проставлять таким образом, чтобы он захватывал не всю подпись, а только ее часть.

<3> Пункт 1 ст. 160, п. 1 ст. 162, п. 1 ст. 434 ГК РФ.<4> Пункт 2 ст. 162 ГК РФ.

Совет 1: Куда ставится печать

Печать должна быть у каждого юридического лица. Эта норма закреплена в законе. ООО, ЗАО, ОАО и другие организации должны использовать круглую печать, оттиск которой включает полное фирменное наименование предприятия на русском языке и ссылку на место его территориального размещения. Фирменное имя может быть указано и на иностранном языке.Оттиск печати значится в перечне реквизитов документа, согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят 03.03.2003). В то же время печать, к примеру, не включается в перечень обязательных реквизитов ряда первичных учетных бухгалтерских документов, за исключением банковских бумаг, приходного кассового ордера, документов на отгрузку и т.д.Обязательно закрепляется печатью договор, если это оговорено в самом договоре особым условием или если на бланке указываются две буквы «МП» («Место печати»). То же самое касается актов выполненных работ (услуг). Предусмотрено использование печати и на доверенности, которая дается организацией сотруднику (эта позиция указана в Гражданском Кодексе РФ — п. 5 ст. 185).Отсутствует требование по наличию печати в некоторых формах бухгалтерской отчетности (положения приказов Минфина России от 22.07.2003 N 67н и от 02.07.2010 N 66н), однако, согласно Приказам Минфина России от 15.10.2009 N 104н и от 05.05.2008 N 54н, формы налоговых деклараций (по НДС, налогу на прибыль и других) должны быть заверены печатью. Обязательное заверение печатью организации предусмотрено для важнейших кадровых документов: первой страницы трудовой книжки, командировочного удостоверения (форма N Т-10), акта о приеме работ по срочному трудовому договору (форма N Т-73). В Трудовом кодексе РФ (ст. 57) требование печати на трудовом договоре не прописано, но на практике печать обычно ставится.С учетом того, что существует множество документов, по которым нет однозначного решения по наличию или отсутствию печати, организации следует разработать собственный приказ (положение, инструкцию), в котором необходимо прописать перечень документов, требующих удостоверения печатью. Примерный их перечень перечислен в ГСДОУ (Государственной системе документационного обеспечения управления — 1988, 1991 гг.).Варианты могут быть следующими:- акты (выполненных работ, экспертизы, списания, приема объектов и т.д.);- нормы расхода (например, на драгметаллы);- образцы оттисков печатей, а также образцы подписей работников, которым дано право совершать финансово-хозяйственные операции;- гарантийные письма;- переписка с руководством и структурами различных государственных органов (например, с налоговой службой, внебюджетными фондами и т.д.).Печать можно изготовить не одну, а несколько (закрепив этот факт документально) — для каждого обособленного подразделения организации. У каждой печати будет свое конкретное предназначение — для пропусков, для документов, для счетов-фактур. Печать на документе нужно ставить в том месте листа, где стоит реквизит «МП» («Место печати»). Если его нет, печать проставляется так, чтобы оттиск перекрывал часть слова — обозначения должности лица, завизировавшего документ. При этом подпись должна быть четко различима, как и вся информация с оттиска печати.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector