Приказ об утверждении штатного расписания

Содержание:

Основные разделы

Вне зависимости от макета, использующегося для составления графика работы на предприятии, в итоговом варианте документа обязательно должны иметься следующие сведения:

  • порядковый номер внутренней документации;
  • дата составления;
  • полное наименование компании с указанием формы;
  • основные сведения о лице, составившем документ (Ф. И. О., занимаемая должность и т.д.);
  • ссылка на законодательный акт, на основании которого издается официальная бумага;
  • суть распоряжения – утверждение уточнений, вносимых в имеющийся график;
  • порядковый номер изменяемого распорядка и дата его утверждения;
  • дата ввода в действие новой версии графика;
  • собственноручная подпись лица, составившего документ;
  • собственноручная подпись руководителя.

Нередко в компаниях бывают ситуации, когда руководитель наделяет конкретного работника полномочиями на разработку и издание внутренней локальной документации. Если описываемая бумага издается таким лицом, то для ввода документа в действие наличие подписи руководителя на нем необязательно.

Как правильно составить и оформить приказ

Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:

  • наименование предприятия,
  • номер и дату составления приказа,
  • основание для него,
  • полный список вносимых изменений.

Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).

Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработка штатного расписания

  • Вначале понадобится подсчитать потребности предприятия в штатных единицах и заполнить таблицу. Для заполнения ШР существует форма Т-3. Ее применение не является обязательной, однако большинство предприятий пользуются такой формой, чтобы не изобретать «новый велосипед».
  • Начало заполнения формы надо осуществлять с названия предприятия и кода ОКПО.
  • Затем нужно проставить номер и дату составления документа.
  • Следующим шагом является заполнение периода действия ШР, реквизитов приказа, которым утверждается ШР и численность штатных единиц.

Примечание. Дата приказа не может быть раньше, чем дата составленного ШР, так как перед подготовкой проекта приказа, кадровик, обычно, согласовывает разработанное штатное расписание с руководством и профкомом.

  • Далее можно перейти к заполнению самого документа, который выглядит в виде таблицы, строки которой заполняются в соответствующих колонках, с отображением:
  • Структурного подразделения и его кода.
  • Названия должности, с указанием численности штатной единицы данной должности.
  • Оклада или тарифной ставки.
  • Доплат.
  • Итоговых сумм вознаграждения работников предприятия.
  • Заполнение названия должностей рекомендуется осуществлять в соответствии со справочником ОКПДТР, хотя для коммерческих предприятий данное требование не обязательно.
  • Графа «Всего» предназначена для подведения итога фонда зарплаты в разрезе должностей.
  • После заполнения штатных единиц в строку «Итого» заносятся итоги численности штатных единиц и общего фонда зарплаты по предприятию.
  • Завершение оформления ШР осуществляется проставлением подписей руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Шаг 2. Подготовка проекта приказа

  • Утверждение штатного расписания осуществляется приказом, изданным директором предприятия. Для оформления такого распоряжения нет утвержденного шаблона, поэтому такой приказ можно оформить на фирменном бланке произвольно.
  • Непременным условием при оформлении данного приказа является отображение его номера и даты издания. Причем дата распоряжения может совпадать с датой составления ШР или быть более поздней.

Шаг 3. Подача проекта приказа вместе с ШР на подпись директору и его регистрация

После подписания директором распоряжения, нужно зарегистрировать его в журнале приказов, присвоить номер и дату.

 Шаг 4. Ознакомление сотрудников предприятия с изданным документом

  • Весь работающий на предприятии персонал должен быть ознакомлен со штатным расписанием, а также действующими локальными нормами.
  • Ознакомление с распоряжением можно выполнить отдельными листами, являющимися приложением к приказу, с отображением даты ознакомления, подписи работника, с расшифровкой фамилии.
  • Некоторые предприятия используют для ознакомления с приказом журнал, в котором каждый сотрудник расписывается.

На этом порядок подготовки и утверждения штатного расписания завершается.

Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ

Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?

Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.

Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?

Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.

Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?

Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.

Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?

Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.

Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?

Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.

Форма и особенности приказа в 2020 году

Наличие штатного расписания является обязательным требованием абсолютно для всех хозяйствующих субъектов, если в них привлекаются сотрудники для исполнения своих профессиональных функций и обязанностей. Более того, необходимость наличия штатного расписания возникнет даже в том случае, если фактически штат предприятия будет состоять всего лишь из одного сотрудника, например, руководителя данной компании.

Такой документ, как штатное расписание, можно назвать и своеобразным бюджетном любой организации. Именно с помощью него работодатель сможет осуществить действительно грамотное планирование расходов на будущий годовой период, примерное прогнозирование прибыли и т.д.

В большинстве случаев, составление штатного расписания осуществляется один раз в год, на следующий годовой период. Исключением здесь будут являться только предприятия малого бизнеса. Они могут составлять данный документ значительно реже.

Как уже было сказано выше, после разработки очередного проекта штатного расписания, готовый документ необходимо будет утвердить в официальной форме. Для этого уполномоченным лицом создается соответствующий приказ. В большинстве случаев данная процедура проводится непосредственным руководителем предприятия. Если он отсутствует, эти полномочия могут быть переданы другому лицу, например, его заместителю.

Еще одним важным нюансом будет являться и тот факт, что готовый проект штатного расписания необходимо будет согласовать с профсоюзным органом, если таковой функционирует в конкретной организации. В полномочия данного органа будет входить внесение определенных протестов, если, например, в штатном расписании будут обнаружены некоторые противоречия действующим нормам, нарушения прав сотрудников и т.д.

Если говорить о правилах, которые действуют в 2019 году, можно отметить, что процедура утверждения штатного расписания проводится в стандартном порядке. Сначала проект данного документа готовится ответственными лицами. В большинстве случаев данные обязательства возлагаются на кадровых работников. Если штатное расписание составляется ими уже не в первый раз, то они, безусловно, должны ориентироваться на предыдущий документ. Вполне возможно, что никаких изменений в него вообще вносить не нужно. В таком случае ответственным лицом меняется лишь год, на который составляется штатное расписание, а все остальные сведения остаются без изменений.

Для придания полноценной юридической силы на готовом штатном расписании уполномоченным лицом обязательно должна быть проставлена соответствующая отметка. Как правило, она выглядит в виде надписи: «Утверждено». Здесь же должна присутствовать ссылка и на ранее составленный приказ об утверждении. Для этого на расписание необходимо поместить регистрационный номер документа, а также дату его составления.

Только после выполнения всех вышеуказанных этапов процедура утверждения штатного расписания будет закончена

Однако здесь ответственному лицу необходимо позаботиться о выполнении еще одного важного действия, а именно – ознакомлении каждого сотрудника с созданным и утвержденным документом. Для этого желательно создать отдельное приложение, на котором все служащие поставят свои личные подписи, подтверждающие факт ознакомления

Только в этом случае работодатель, при появлении подобной необходимости, сможет доказать, что он действительно выполнил все свои обязательства надлежащим образом.

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению — фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа —  согласно справочнику ее код ОКПО.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании

Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки — например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

  • Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
  • Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Кто это делает?

Законодателем не указывается на кого возлагается обязанность по составлению штатного документа. На практике устанавливается, что это могут быть:

  • лица, занимающие руководящие должности;
  • группа лиц, специально созданная с этой целью;
  • работник отдела кадров;
  • экономический отдел;
  • юр.отдел;
  • отдел по организации труда и зарплате.

Сколько лет хранится?

Сроки для хранения документации устанавливаются Росархивом. Согласно актам, разработанным указанным ведомством, срок хранения составит три года. Отсчет срока начинается с момента, когда документ утратил силу.

Когда меняется?

Согласно справочнику, где указывается квалификация должностей работников, подчиненных и начальников, ответственность относительно оформления возлагается на экономиста по трудовым вопросам. Учитывая факт, что не во всех компаниях имеется указанная должность – руководством принимается решение относительно выполнения рассматриваемой работы.

Образец приказа о внесении изменений

Как правило, при составлении акта используется производственные задачи и объем работы. Согласно указанным данным происходит набор штата и производится расчет денежных средств, необходимых для выплаты авансовых платежей, установленных на законодательном уровне.

Структура предприятия является не вечной, так как в нее вносятся коррективы, она меняется и развивается. Изменения могут связываться с возрастанием количество зон, обслуживанием организацией, корректировкой видов деятельности, которыми занимается предприятие.

В силу наличия таких обстоятельств меняется форма трудовой деятельности, что за собой может повлечь изменение численного состава компании в сторону увеличения или уменьшения.

Внесение корректив также связывается с изменением в тарифных ставках. Относительно МРОТ регулярно принимаются изменения в законодательстве, по его увеличению. В таком случае работодатель с силу финансовой возможности имеет право увеличить оклад.

Коррективы вносятся в акт на основании документации, разработанной в бухгалтерии.

На военное время

Учреждения и организации различных форм имеют право принять расписание на период времени, считающийся военным. Составление и заполнение акта не вызывает сложностей, так как проводится равно как и  стандартная процедура.

Основание проведения рассматриваемого процесса является мобилизационное задание, полученное из военкомата и прочих структур, например, МЧС. Согласно полученной документации рассчитывается численность штата, после чего информация вносится в акт.

Стационар больницы получил задание на военный период относительно установки дополнительных койко-мест в количестве 250 единиц.

После ознакомления с требованием руководители принимают решение о том, сколько им понадобится работников для обслуживания пациентов. Далее составляется расписание и утверждается при помощи вынесения приказа.

Структурное подразделение

Первый столбец рассматриваемого документа носит название «Наименование структурного подразделения». Когда расписание составляется для коммерческих организаций, то ограничений относительно названий подразделений не устанавливается.

Учитываются только терминологические требования, указывают, что давать название подразделению малоизвестным иностранным словом не желательно.

В некоторых организаций наименование подразделения влияет на получение работником причитающихся льгот. Примером могут быть учреждения здравоохранения и образования. В таком случае сотрудники отдела кадров принимают на себя задачу правильного указания названия подразделения.

С целью облегчения работы отделу кадров  созданы классификаторы относительно вредных производств и прочие списки. Названия вписывают относительно групповой принадлежности:

  • изначально указывается руководство;
  • производственные;
  • вспомогательные.

Форма, образец и особенности составления штатного расписания

В перечне унифицированных форм штатное расписание значится под литерой Т-3. Как правило, большинство предприятий используют именно эту форму.

Скачать бланк штатного расписания 2020 года можно по кнопке ниже:

Следует учитывать, что применение унифицированной формы штатного расписания необязательно. Организации вправе самостоятельно разрабатывать свою форму документа. Об этом говорится в Письме Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1. Самое главное — соблюдать требования действующего законодательства к документу. Можно размещать штатное расписание на фирменном бланке организации или ИП.

Так, в статьях 15, 57 ТК РФ обозначено, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. Таким образом, название должностей обязательно должно быть включено в документ.

Скачать образец штатного расписания 2020 года:

Обратите внимание, что штатное расписание составляется не поименно, а по структурным подразделениям организации в порядке подчиненности. Кроме того, в учет принимается подчиненность внутри самого структурного подразделения

Приведем пример, как это отражается в документе: Гл. бухгалтер — 1, зам. гл. бухгалтера — 1, экономист 1-й категории — 2, бухгалтер 2-й категории — 4 и так далее.

Отметим, что должности работников-совместителей, точно также как и остальных сотрудников организации, для которых эта работа — основная, обязательно должны быть предусмотрены в штатном расписании.

Штатное расписание может быть составлено любым работником. Чаще всего этим занимается сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер организации.

Добавим, что в связи с тем, что на основании абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1, работодатель не обязан знакомить работников со штатным расписанием, так как оно не относится к локально-нормативным актам организации.

Изменения в штатном расписание

Бывают ситуации, когда на предприятии требуется скорректировать имеющийся распорядок. В таком случае возможны два варианта:

  • введение нового плана;
  • издание приказа об изменении расписания.

Основанием для издания приказа о внесении поправок может являться:

  • создание новых или корректировка существующих должностей;
  • сокращение численности персонала;
  • корректировка размеров окладов и ставок;
  • ликвидация должностей;
  • реорганизация предприятия и т.д.

Причин, по которым нужно вносить коррективы в имеющийся распорядок, может быть довольно много. В таком случае целесообразно издать новый документ. Если же требуется поменять пару пунктов в имеющемся графике, то сделать это проще именно с помощью корректировок.

Образцы приказов

Во избежание допущения неточностей и ошибок в составленной бумаге рекомендуется заполнять приказ об изменении режима рабочего времени по образцу готовой формы. Это касается как самого плана работы, так и распоряжений о вводе его в действие.

Об изменении режима работы

Процедура внесения поправок в имеющийся график выполняется путем издания соответствующего приказа. При использовании такого способа корректировки информации руководителю не нужно издавать новое расписание. Однако законодательством не запрещается просто поменять график. Тогда процедура происходит путем досрочной отмены имеющегося распорядка и созданием нового по форме Т-3 или же на разработанном организацией бланке. Здесь нужно брать за основу правила первичного издания описанного документа.

Материалы по теме Сокращение должности в штатном расписании — порядок действий в 2021 году Форма документа

Типовой формы документа нет. Каждое предприятие составляет его в свободной письменной форме, но с наличием в нем обязательных реквизитов и требований ТК РФ:

  • наименование организации (полное или неполное);
  • название документа, например «Приказ о сокращении штата». Поле является необязательным;
  • дата составления должна быть не позднее чем за два месяца до увольнения. Эта дата подлежит регистрации в журнале;
  • номер в соответствии с хронологией номеров регистрации, принятых в организации. Ограничений по содержанию в номере букв, цифр или иных знаков, а также их совмещению, нет;
  • указываются причины или мероприятия, в результате которых пришлось прибегнуть к данной форме оптимизации персонала;
  • подробно прописываются действия, которые необходимо предпринять в связи с процедурой, сроки, соблюдение которых контролируется трудовым законодательством;
  • указывается лицо или группа лиц, ответственных за исполнение распоряжений руководителя;
  • подпись и расшифровка лица, составившего документ;
  • подпись и расшифровка лица, ответственного за исполнение.

Материалы по теме

Как правильно оформить выплаты при сокращении штата

Образец приказа о сокращении штата работников организации

Процедура может быть обжалована сотрудником в течение месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении, выдачи трудовой книжки или дня, когда работник отказался от получения любого из этих документов (ч. 1 ; ст. 24, 28, ч. 6.3, 9 ст. 29 ГПК РФ) по основаниям:

  • признания увольнения незаконным;
  • восстановления на работе;
  • выплате среднего заработка за время вынужденного прогула.

Как правильно ввести новую должность в штатное расписание в 2021 году?

Помимо этого включение новых вакансий осуществляется для разгрузки сотрудников. Это означает, что один подчинённый реализовывает несколько процессов одновременно.

Сама процедура состоит из нескольких шагов, которые объединяют производственные процедуры и документальные проведения.

Перейдём непосредственно к самому процессу добавления должности:

Шаг 1. Объяснение причины, по которой потребовалось сформировывать новую должность. По правде, это наиболее проблематичный шаг в данном процессе. Чтобы обосновать свои действия, необходимо проанализировать все должности, существующие в учреждении и определиться в нуждаемости той, которую планируют ввести в скором времени. Помимо этого, руководитель обязан привести статистические сведения об обновляемой должности, то бишь её требования, свойства и так далее.

Шаг 2. Далее требуется сформировать должностные обязанности для новой должности. Понадобится также подкорректировать определённые функции для исполнения новым сотрудникам. После этого проектируется инструкция.

Шаг 3. Формирование докладной записки. Такую бумагу обязан оформлять руководитель отдела, в котором осуществляется добавление новой должности. Здесь обязаны быть внесены все необходимые сведения, которые подтверждают потребность в новом работнике. Вообще, такой документ в первую очередь является подтверждением внедрения новой должности, к которой также следует приложить специальные инструкции.

Шаг 4. Последним шагом требуется издать распоряжение начальника учреждения. В тексте распоряжения должны содержаться данные о подразделении, в которое добавляют новую вакансию, и также размер зарплаты субъекта.

Стоит учесть, что добавление новой должности в «штатник» бюджетного предприятия идентично с вышеперечисленным перечнем действий. Однако бюджетникам следует действовать не сугубо по решению начальника, но и по положению профстандартов.

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.

Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

Дальше в приказе нужно указать дату его создания и место составления.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».

Далее нужно отступить немного вниз и изложить причину, по которой на предприятии необходимо использовать штатное расписание. Эта часть будет вводной.

Вам будет интересно:

Заявление о переходе на УСН по форме 26.2-1: инструкция по заполнению

Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

  • Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
  • Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
  • Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
  • Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
  • Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.

Далее, приказ о штатном расписании должен подписать директор фирмы, который ставит подпись, а затем ее расшифровывает.

Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Нюансы процесса утверждения

Существует негласный алгоритм действий, который используется при утверждении ШР:

  • Согласование формы документа. Законодательством не регламентирована строгая форма заполнения акта.

    Тем не менее существует унифицированная форма Т-3, которая специально разработана для оформления ШР, очень проста при заполнении и имеет основные реквизиты. Также предусматривается использование собственного образца организации.

  • Составление. Эту функцию выполняет любое должностное лицо, на которое возложена эта обязанность (главный бухгалтер, руководитель отдела кадров, руководитель организации). Основные пункты, которые следует указать в расписании, резюмируем в виде таблицы:

    Раздел Описание
    Номер и дата разработки Сведения о ШР
    Период, на который составлено ШР  

    Номер и дата Реквизиты распоряжения
    Наименование и код подразделения Полное и сокращённое название компании
    Должность, категория, классификация работника Вносится информация о всех имеющихся на предприятии должностях
    Количество штатных единиц Число сотрудников организации
    Размер з/п, премии, надбавки и т.д.  

    Сумма

    Итоговая сумма оплаты труда, с учётом всех надбавок  

    Сумма

    Итоговая сумма заработной платы всех сотрудников  

    Сумма

    Примечания

    Все суммы, которые следует указать, необходимо писать только цифрами.

    Также, следует указать, что существует определённый порядок введения ШР в документооборот компании:

    • Издаётся распоряжение о необходимости составления ШР.
    • Распоряжение регистрируется в журнале.
    • Анализ организационной структуры предприятия.
    • Внесение сведений в табель.
    • Согласование документа с руководителем.
    • В случае положительного решения оформляется приказ.
    • Распоряжение регистрируется в специальной книге актов.

    Печать на ШР не предусмотрена, так как оно является частью документооборота внутреннего пользования. Вполне достаточно подписи уполномоченного лица.

  • Оформление приказа об утверждении. Приказ руководителя предприятия – документ, подтверждающий вступление в силу нового расписания или же внесение незначительных изменений в предыдущее.

    В качестве бланка приказа используется стандартный образец, утверждённый компанией, так как законом не предусмотрено универсального проекта приказа.

  • Утверждение. Процесс утверждения завершается составлением соответствующего приказа. Правом подписи документа такого рода обладает не только руководитель предприятия, но и уполномоченное им должностное лицо.
  • Внесение изменений в приказ. При внесении определённых изменений необходимо издать соответствующий приказ.

    Приказ о внесении изменений и приказ об утверждении имеют сходную структуру и идентичный порядок заполнения. Единственным отличием является тот факт, что в распоряжении об изменениях отражены причины.

    Зачастую, основанием для изменений является:

    • оптимизация административной деятельности;
    • реорганизация предприятия;
    • изменения организационной структуры;
    • изменения законодательной базы;
    • ликвидация дублирующих функций;
    • расширение или сокращение основной деятельности организации.

По истечении указанного срока документы передаются в архив, где находятся постоянно.

В случае возникновения каких-либо вопросов, ШР выдаётся на руки руководителю или уполномоченному им должностному лицу.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector