Тайм-менеджмент

Что это такое

Тайм-менеджмент – грамотный подход к своему времени. Если применить основные принципы в жизни, то можно круто ее изменить.

Неправильное управление временем приводит к усталости, прокрастинации и непродуктивности. Если вы заинтересованы в саморазвитии, высоком заработке денег и гармонии в семье, то тайм-менеджмент поможет во всем перечисленном.

Тайм-менеджмент не новомодное явление, организацией времени интересовались древние мыслители. Один из них — Сенека говорил, что время можно поделить на: полезное и бесполезное, и стремиться, чтобы полезного в сутках было больше.

Но до 1980-х годов тайм-менеджмент был лишь теорией и только в прошлом веке начали разрабатывать принципы, применимые на практике. Люди начали исследовать понятие и разрабатывали действенные методики управления временем. В дальнейшем они легли в основу многочисленных книг о личной эффективности и успехе.

Ниже ознакомитесь с лучшими способами управления временем и
сможете изменить жизнь. Принципы, написанные далее, не только повысят личную
эффективность, но и изменят мышление. Вы пересмотрите собственное отношение к
жизни, начнете ценить каждый миг и грамотно распределять ресурсы.

Основные пожиратели времени

  • Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ).
  • Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы  производится не оптимальными способами для задачи).
  • Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах).
  • Неумение говорить обоснованное «Нет» несоответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими).
  • Большое количество заданий, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем концентрироваться).
  • Не видны перспективы выполняемых задач (когда не знаете конечных целей выполнения задачи).
  • Отсутствие собственной мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей).
  • Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно).
  • Телефонное звонки/e-mail во время работы.
  • Визитёры, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами.
  • Недостаточная координация с другими коллегами («пожарные команды»: когда все вокруг пытаются потушить возникший пожар – задачи, которые нужно было решить ранее, в том числе с вашим привлечением).
  • Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами).
  • Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск необходимой информации).
  • Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться).
  • Личная неорганизованность и недостаточная самодисциплина – корень всех проблем.
  • Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями – нужно избавляться от такого наследия в самом начале взаимодействия с коллегами.
  • Стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения – перфекционизм излишен, он только замедляет выполнение задачи.


Источник

Как управлять временем – взгляд Глеба Архангельского

В России пионером ТМ по праву считается Глеб Архангельский. Нельзя назвать его новатором в сфере управления временем, но первые книги о ТМ на русском языке написал именно он. Понятные тексты со множеством примеров из практики делает его настоящим гуру грамотного управления личными ресурсами.

Рассмотрим основные принципы методики Архангельского.

Глеб Архангельский – гуру российского тайм-менеджмента

Принцип 1. Самоорганизация

Качественную и эффективную систему тайм-менеджмента каждый должен разработать для себя сам. Организация личного времени – индивидуальное мероприятие, «индпошив». Слепое заимствование приемов и методик у других не приведет к полноценному управлению ресурсами. Систему надо подстраивать под свой характер, свои потребности и род деятельности.

Принцип 2. Не поддавайтесь стереотипам

Есть множество стереотипов о планировании, организации рабочего времени и прочих важных вещах. Единственный критерий работоспособности вашей личной системы ТМ – повышение эффективности. Если методы действительно помогают вам действовать продуктивнее, значит, они работают – но только в отношении вас.

Принцип 3. Эффективное мышление

В этом моменте Архангельский перекликается с Брайаном Трейси: правильное мышление – важнейший стимул для саморазвития.

Мышление становится эффективным, когда вы занимаетесь самообразованием и хотите стать первым в том, чем занимаетесь. Конкуренция подстегивает вас и помогает оптимизировать время, находя его в достаточном количестве для самых главных вещей.

Принцип 4. Все можно усовершенствовать

Нет предела совершенству ни в мире технологий, ни в мире человеческой самоорганизации. Не останавливайтесь на достигнутом – в работе, во всех аспектах жизни всегда есть моменты, которые можно оптимизировать, улучшить или (при необходимости) убрать из своего списка.

Принцип 5. Информационная самодисциплина

Нас окружает переизбыток ненужных сведений. Современная техника сделала человека зависимым от внешней информации. Нередко люди уже не выбирают, что им читать и смотреть, а лишь пользуются навязанными извне предложениями.

Решите для себя – действительно ли вам нужно видеть напоминания из соцсетей и мессенджеров, важно ли просматривать все подряд письма в почте, нужна ли рассылка, которая приходит вам ежедневно уже в течение месяцев?

Ограничивайте источники информации – большая часть новостей, которые вы просматриваете, ни имеет к вам никакого отношения и не несет для вас никакой практической пользы. Сократите время просмотра новостей до минимума и выбирайте только то, что действительно ценно для повышения вашей эффективности.

Посмотрите выступление Глеба Архангельского на “SYNERGY INSIGHT FORUM”:

https://youtube.com/watch?v=cW-8bulBgXE

Time-management – что это такое и как возник

Противоположность этому, понятие «прокрастинация». Это постоянное откладывание важных дел в «долгий ящик». Прокрастинатор «тянет» до последнего и приступает к активным действиям, когда уже «припекло». Уверен, что и у вас бывают приступы лени, однако с ними нужно справляться и развивать в себе волевые качества.

Основная задача тайм-менеджмента (ТМ) – успевать больше, делать лучше, уставать меньше. Если вы постоянно находитесь в режиме спешки, сдвигаете дедлайны и испытываете стресс от того, что не успеваете сделать запланированное, значит, ваша личная эффективность оставляет желать лучшего.

Расскажу, как возник тайм-менеджмент.

Еще 2000 лет назад Сенека – римский философ и мыслитель озвучил идею оценки потраченного времени на хорошее, плохое и бесполезное

Далее он предложил вести учет времени и делать это письменно, чтобы каждое важное дело было доведено до конца

Сенека также выступил за оценку эффективности прожитых лет. По его мнению, каждый мыслящий человек должен регулярно подводить некоторый итог своей жизни. Например, раз в год. Даже наш президент в своем новогоднем обращении несколько минут уделяет подведению итогов за ушедший год.

Вильфредо Парето

Многие успешные люди применяют активно этот принцип на практике: бизнесмены подводят финансовые итоги каждый квартал, спортсмены замеряют дельту достижений ежемесячно.

Следующий виток в развитии тайм-менеджмента принесла эпоха индустриализации. Управляя промышленными предприятиями, нужно было планировать время, за которое работник выполнял ту или иную задачу, появилось понятие рабочего графика и трудовых смен.

Экономист и социолог Вильфредо Парето вывел опытным путем закон, названный в дальнейшем в его честь.

В нашем случае, 20% правильно использованного времени сэкономят вам 80% рабочих часов.

Освоив навыки оптимального распределения ресурсов, вы повысите свою производительность, станете зарабатывать больше.

Этот принцип действует во всех сферах жизни. Например, 20% людей владеют 80% денег

Управление временем включает в себя:

  • анализ временных затрат;
  • грамотное планирование и постановку целей;
  • самоорганизацию;
  • делегирование задач;
  • составление списков;
  • мониторинг деятельности;
  • расстановку приоритетов;
  • исключение лишнего.

Изначально такая деятельность применялась только по отношению к бизнесу. Но постепенно выяснилось, что ТМ отлично работает во всех сферах жизни, включая бытовую.

Управлять самым ценным и невосполнимым ресурсом люди пытались во все времена. Но как полноценная дисциплина тайм-менеджмент получил распространение только в 20 веке.

Замечено, что люди, освоившие навыки ТМ, не только более эффективны в профессиональном плане, но и более здоровы, жизнерадостны и успешны в личных отношениях. Правильное распределение личных ресурсов позволяет осмыслить свою жизнь с точки зрения развития и самосовершенствования.

Что такое тайм-менеджмент?

Time-management (с английского “управление временем”) – это эффективное планирование деятельности, направленное на повышение результативности, грамотное распределение ресурса и времени.

Конечно, прямой перевод знает каждый человек. Предполагается, что тот, кто освоил эту науку, способен сам быть хозяином своего времени, самостоятельно ставить цели и задачи. Определять приоритеты, успешно планировать и решать все поступающие вопросы. Но самое главное, он знает секрет – как делать меньше и успевать больше.

Знания основ тайм-менеджмента вам нужны для того чтобы:

  • Жить “полной грудью”, находя время не только на работу;
  • Уметь грамотно распределять временной ресурс на личное и профессиональное, на срочное и неприоритетное;
  • Знать разницу между важным и несущественным делом;
  • Осмысливать и понимать свое движение по жизни, переносить навыки планирования времени на другие ее аспекты;
  • Перейти на качественно новый уровень жизни полный мотивации, энергии и эффективности.

Однако, сегодня мы не будем говорить вам “как и что надо делать, чтобы все успевать и не утонуть в прокрастинации”, а рассмотрим некоторые базовые принципы управления временем и методики, ознакомившись с которыми вы сможете выбрать подходящую именно вам.

Тайм-менеджмент: что это такое простыми словами

Тайм менеджмент

Каждый человек мечтает о том, чтобы использовать отведенное ему время с максимальной эффективностью. Но чаще всего живет в режиме цейтнота и постоянно изыскивает ресурсы для того, чтобы успеть всё и везде. Поэтому техники управления временем остро востребованы в 21 веке.

Определение тайм-менеджмента имеет несколько вариаций. Но чаще всего используется следующий вариант: тайм-менеджмент – это умение организовывать время для решения поставленных задач с извлечением наибольшей эффективности из имеющихся ресурсов.

Принципы эффективного управления временными ресурсами существовали в виде теории вплоть до последней четверти 20 века. И только в этот период стали востребованы в бизнес-среде, оформившись в полноценное направление. Постепенно техники получили повсеместное распространение. Ими пользуются не только на работе, но и:

в личной жизни;
в период организации важного события, в том числе семейного;
для выполнения текущих задач.

Поэтому можно сказать, что тайм-менеджмент полезен всем людям, которые ежедневно решают комплекс разноплановых задач в разных сегментах.

Он позволяет выделить из общего потока важные дела и выполнять их в соответствии с установленными сроками, исключив опоздания, стресс и другие проблемы.

3 основных правила тайм-менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель — стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

  1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
  2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
  3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
  4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты — это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм-менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

  1. Составление плана тайм-менеджмента.
  2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
  3. Этап выявления необходимых ресурсов.
  4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
  5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес-проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Правила тайм-менеджмента

Каждая техника базируется на определенных принципах. Чтобы уметь грамотно распоряжаться временем, изучите правила тайм-менеджмента для эффективного рабочего дня.

Ставьте цель правильно

Высокая мотивация гарантирована при наличии грамотно прописанного результата. Конечный итог всегда должен формулироваться так, чтобы не оставалось никаких «пробелов» на пути к реализации. Идеальным помощником станет методика SMART, согласно которой цель должна быть:

  • конкретной;
  • измеряемой;
  • достигаемой;
  • релевантной;
  • ограниченной по времени.

Многие специалисты добавляют в технику еще один пункт «контролируемой», то есть выполнение можно проверить по окончанию. Неправильно прописать «заключить новый договор», грамотно сформулировать «заключить соглашение с поставщиком канцелярских товаров для обеспечения офиса всем необходимым не позднее конца следующей рабочей недели».

Правильная постановка целей

Планируйте действия

Чтобы планировать собственный рабочий график или распределять задачи между сотрудниками с последующим контролем, необходимо:

  • наметить план тайм-менеджмента;
  • составить проект с возможностью маневрирования в меняющейся ситуации, учетом потенциальных проблем;
  • прописывание каждого требуемого шага;
  • определение ответственных лиц и требуемых ресурсов.

Чем подробнее план, тем проще он реализуется. Пишутся краткие задачи, а затем каждая анализируется. Нередко выявляется необходимость привлечения новых сотрудников/специалистов, закупка материалов и даже прохождение обучения. С помощью различных приложений можно сделать план доступным для всех ответственных лиц, легко контролируя исполнение текущих задач.

Расставьте приоритеты

Приоритизация в тайм-менеджменте достигается либо за счет умения самостоятельно анализировать список составляемых дел (сделать это сложнее, чем кажется), либо с задействованием специальных методик:

  • ABCD;
  • матрица Эйзенхауэра;
  • закон Парето.

Использование любой позволяет правильно расставить задачи по степени важности. Следует изучить особенности каждого, а затем отдать предпочтение более подходящему для себя принципу

Приоритетность целей

Не отвлекайтесь от важного

Основной ошибкой является неумение фокусироваться на главном. Причиной становятся собственное неумение концентрироваться или неблагоприятная окружающая обстановка. Чтобы сосредоточиться на приоритетной задаче, требуется:

  • Отвести под «отвлечения» время до или после работы, обеденный перерыв. Приучив себя к подобному, можно увидеть, как график просто преобразится. Занимаясь трудовым процессом, надо забыть о личных смс, звонках, соцсетях, просмотрах роликов и так далее.
  • Научитесь говорить «нет» отвлечениям, ненужным делам, проблемам, коллегам, просящим помочь с текущей работой. Звонки и письма откладывайте на потом, за исключением срочных и важных. Многие предпочитают сразу отвечать абсолютно на все, а оно просто отнимает драгоценное время.

Автоматизируйте свои действия

Работающие удаленно могут спокойно подстроиться под свои внутренние биоритмы. Сове лучше высыпаться, а жаворонку намечать побольше важных дел на утро. Когда приходится идти в офис ровно к 9.00, необходимо хорошо высыпаться, пересмотреть график и определить, во сколько ложиться, чтобы чувствовать себя бодрым на следующий день. Входя в определенный ритм, все начинает получаться словно на автомате. Можно даже научиться вставать без будильника.

Как лучше запоминать информацию?

Отдыхайте

Не забывайте делать паузы на чашечку кофе или чая. Можно сделать небольшую разминку. Оптимальным вариантом станет чередование короткого и более длинного отдыха. Работать без отдыха нельзя. Это приведет к перенапряжению, истощению, снижению продуктивности.

Организация времени: «Хронометраж» и «45/15»

С утра нам кажется, что времени хватит на всё, но вечером мы обнаруживаем, что опять ничего не успели. Чтобы эффективно использовать каждую минуту, нужно для начала определить, на что уходит время в течение дня, а потом выбрать эффективный для себя рабочий ритм. Художница и писательница Яна Франк в своей книге «Муза и чудовище» предлагает для этого две методики: «Хронометраж» и «45/15». Для лучшего результата стоит сочетать обе методики.

1. Заведите специальный блокнот и в течение дня записывайте по минутам всё, чем вы занимаетесь. Список может выглядеть так:

7:00 — подъём

10 минут — продолжал спать, пока будильник не прозвонил во второй раз;

5 минут — умывался и чистил зубы;

5 минут — заправлял кровать и искал одежду;

5 минут — одевался и причёсывался;

15 минут — собирал портфель и искал пропавший учебник литературы.

Пишите так до самого отбоя и делайте эти записи минимум три дня подряд.

2. Изучите записи и проанализируйте, на что уходит ваше время. Подсчитайте, сколько часов в день вы учитесь, делаете домашние задания, сколько уходит на питание и гигиену, уборку в комнате, гаджеты, общение с друзьями в сети или в реале, разговоры с родителями.

3. Подумайте, как можно оптимизировать ваш ежедневный график, за счёт чего вы можете сэкономить время. Например, меньше играть в гаджеты, выделить на общение с друзьями час в день и не больше, заранее собирать портфель после выполнения уроков, чтобы утром не тратить на это лишние минуты. Составьте список домашних дел, которые нужно делать каждый день: умывание, уборка комнаты, приготовление завтрака; и повесьте его на видное место.

4. Переходите к технике «45/15». Выделите несколько часов в день на занятия: выполнение домашних заданий, подготовку к экзаменам, изучение дополнительного материала. 45 минут каждого часа посвящайте этим занятиям, а 15 минут — отдыху или смене деятельности.

За эти 15 минут можно:

  • сделать небольшую разминку, растяжку, повисеть на турнике;
  • разобрать рабочий стол;
  • выполнить одно из домашних дел по списку из пункта 3;
  • написать письмо или сообщение другу в социальную сеть;
  • перекусить или выпить чаю;
  • полежать с закрытыми глазами.

Важно, чтобы деятельность в течение этих 15 минут была разнообразной и отличалась от умственного труда за учебниками. Тогда мозг успевает передохнуть, совершает перезагрузку, и материал усваивается лучше

Управление временем

Необходимость рационального использования объективно ограниченного ресурса рабочего времени, которым человек располагает для выполнения стоящих перед ним задач. Для достижения максимальной эффективности и интенсивности использования рабочего времени целесообразно планировать свою личную работу.

Основной сферой применения концепции управления временем является творческая, интеллектуальная и управленческая деятельность, но тайм-менеджмент может применять любой человек, деятельность которого требует личной самоорганизации.

В таблице приведены основные подходы к понятию тайм-менеджмента, управлению временем.

Тайм-менеджмент

Автор

Определение

Комментарий

1.

С.И. Калинин

Управление временем – это междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности.

Данный подход сосредоточен на научно-прикладной стороне данной категории.

2.

Л. Зайверт

Управление временем – это управление собой и активное формирование собственного образа жизни или лидерство.

Такой подход предполагает ориентацию на результативность планирования личной работы менеджера, исходя из имеющихся у него временных ресурсов.

Сторонники практических методик управления личным временем предлагают трактовать управление временем, делая основной упор на результаты данного процесса.

3.

Г.А. Архангельский

Тайм-менеджмент – это методика планирования личной работы менеджера, которая позволяет превратить персональное управление временем в инструмент повышения корпоративной эффективности.

Это корпоративный подход к управлению временем, основу составляет эффективная организация управленческой деятельности.

С точки зрения данного подхода, в организации должна существовать система управления трудом руководящих работников. Такая система, направленная на повышение эффективности использования их рабочего времени в интересах компании, позволяет оптимизировать управленческую деятельность в условиях ограниченных естественными причинами временных ресурсов.

4.

О.М. Шканова

Тайм-менеджмент – это эффективное планирование рабочего времени для выполнения управленческих функций, достигаемое через рационализацию определения приоритетных мер, а также контроль выполнения дел, запланированных на определенный промежуток времени.

Данный подход предполагает ориентацию на конкретные виды деятельности. Следовательно, следует согласиться, что такой подход к планированию личной работы менеджера в организации представляется более целесообразным, так как он направлен на повышение рациональности и продуктивности использования рабочего времени руководителей в интересах предприятия и ориентирован на эффективное выполнение ими управленческих функций.

В этой связи следует отметить, что понятие рабочего времени включает в себя «время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвящённое выполнению прямых служебных обязанностей» . Следовательно, с помощью системы управления трудом руководящих работников можно анализировать использование рабочего времени менеджерами в организации.

Анализ использования рабочего времени может быть осуществлен с помощью следующих коэффициентов:

Анализ рабочего времени в тайм-менеджменте

Коэффициент

Способ расчета

Обозначения

1.

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени

Кэрв = (Ф – Р) / Ф

Ф – фонд рабочего времени, мин;

Р – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

2.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников

Кпрв = Пр / Ф

Пр – потери рабочего времени, зависящие от работника, мин;

Ф – фонд рабочего времени, мин.

3.

Коэффициент потерь рабочего времени по организационно-техническим причинам, не зависящим от работника

Копрв = По / Ф

По – потери рабочего времени по организационно-техническим причинам, не зависящим от работника, мин;

Ф – фонд рабочего времени, мин.

4.

Коэффициент личных затрат рабочего времени работников (на отдых и/или личные потребности)

Клз = ЛЗ / Ф

ЛЗ – личные затраты рабочего времени работников на обеденный перерыв, перерывы и т.п., мин.

Ф – фонд рабочего времени, мин.

5.

Коэффициент соотношения выполнения менеджером свойственных и несвойственных ему функций

Кф = Фсв / Фнсв

Фсв – время на выполнение менеджером свойственных ему функций (закрепленных за его должностью), мин;

Фнсв – время на выполнение менеджером несвойственных ему функций (не закрепленных за его должностью, обязанности других сотрудников и т.п.), мин.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector