13 секретных советов эффективного тайм-менеджмента

Содержание:

Как управлять временем – взгляд Глеба Архангельского

В России пионером ТМ по праву считается Глеб Архангельский. Нельзя назвать его новатором в сфере управления временем, но первые книги о ТМ на русском языке написал именно он. Понятные тексты со множеством примеров из практики делает его настоящим гуру грамотного управления личными ресурсами.

Рассмотрим основные принципы методики Архангельского.

Глеб Архангельский – гуру российского тайм-менеджмента

Принцип 1. Самоорганизация

Качественную и эффективную систему тайм-менеджмента каждый должен разработать для себя сам. Организация личного времени – индивидуальное мероприятие, «индпошив». Слепое заимствование приемов и методик у других не приведет к полноценному управлению ресурсами. Систему надо подстраивать под свой характер, свои потребности и род деятельности.

Принцип 2. Не поддавайтесь стереотипам

Есть множество стереотипов о планировании, организации рабочего времени и прочих важных вещах. Единственный критерий работоспособности вашей личной системы ТМ – повышение эффективности. Если методы действительно помогают вам действовать продуктивнее, значит, они работают – но только в отношении вас.

Принцип 3. Эффективное мышление

В этом моменте Архангельский перекликается с Брайаном Трейси: правильное мышление – важнейший стимул для саморазвития.

Мышление становится эффективным, когда вы занимаетесь самообразованием и хотите стать первым в том, чем занимаетесь. Конкуренция подстегивает вас и помогает оптимизировать время, находя его в достаточном количестве для самых главных вещей.

Принцип 4. Все можно усовершенствовать

Нет предела совершенству ни в мире технологий, ни в мире человеческой самоорганизации. Не останавливайтесь на достигнутом – в работе, во всех аспектах жизни всегда есть моменты, которые можно оптимизировать, улучшить или (при необходимости) убрать из своего списка.

Принцип 5. Информационная самодисциплина

Нас окружает переизбыток ненужных сведений. Современная техника сделала человека зависимым от внешней информации. Нередко люди уже не выбирают, что им читать и смотреть, а лишь пользуются навязанными извне предложениями.

Решите для себя – действительно ли вам нужно видеть напоминания из соцсетей и мессенджеров, важно ли просматривать все подряд письма в почте, нужна ли рассылка, которая приходит вам ежедневно уже в течение месяцев?

Ограничивайте источники информации – большая часть новостей, которые вы просматриваете, ни имеет к вам никакого отношения и не несет для вас никакой практической пользы. Сократите время просмотра новостей до минимума и выбирайте только то, что действительно ценно для повышения вашей эффективности.

Посмотрите выступление Глеба Архангельского на “SYNERGY INSIGHT FORUM”:

https://youtube.com/watch?v=cW-8bulBgXE

Инструмент для планирования

Как вы уже заметили, ряд методов приведенных выше, предусматривает приоритизацию, как один из шагов планирования. Это закономерно

Мы все хотим быть эффективнее, стремимся делать вовремя то, что наиболее важно. Но как расставить приоритеты физически?

Я часто провожу тренинги по управлению временем. В процессе обучения, мы не раз обращаемся к ежедневникам, которые ведут люди, участники тренингов

Не раз я обращал внимание на то, что в своих ежедневниках напротив некоторых задач мои слушатели пишут «Важно!», либо ставят разные символы – восклицательные знаки, звездочки и прочее. Некоторые, те которые пришли на тренинг с определенной методической базой и знакомы с матрицей Эйзенхауэра,иногда ставят напротив задач буквы, соответствующие приоритетности каждой задачи: A, B, C или D. Слово «иногда» я выделил, потому что большинство людей выделяют приоритеты бессистемно: вспомнил – написал нужную букву, не вспомнил – поставил восклицательный знак (в лучшем случае).

Слово «иногда» я выделил, потому что большинство людей выделяют приоритеты бессистемно: вспомнил – написал нужную букву, не вспомнил – поставил восклицательный знак (в лучшем случае).

Процедура планирования должна быть простой, приоритизация должна быть неотвратимой, как смена дня и ночи! Но так не происходит, а это означает лишь одно: однажды наступает момент, когда мы прекращаем решать задачи по мере их важности, и начинаем решать задачи по мере их поступления. Знание о приоритетах остается на уровне знаний, навык остается несформированным, привычка не вырабатывается.. Однако решение есть! Жизнеспособность данного решения была проверена в 2015 году на фокус-группе из 176 человек

Все ее участники, применяя метод приоритетного планирования, на протяжении 265 рабочих дней для планирования задач на день использовали специальный бланк (рисунок 3). Приверженцы этого инструмента отметили у него ряд преимуществ:

Однако решение есть! Жизнеспособность данного решения была проверена в 2015 году на фокус-группе из 176 человек. Все ее участники, применяя метод приоритетного планирования, на протяжении 265 рабочих дней для планирования задач на день использовали специальный бланк (рисунок 3). Приверженцы этого инструмента отметили у него ряд преимуществ:

Записи в новом формате визуально стали восприниматься легче (рабочее расписание уже не кажется таким загруженным, как раньше).
Стал наглядным баланс задач с разными приоритетами, что позволяет оперативно провести корректировку собственной активности и перенаправить свои усилия на решение того, что действительно важно.
Стало проще и удобнее контролировать выполнение задач, которые делегировали своим подчиненным.
Приоритизация задач вошла в привычку.

Метод Шваба

Это инструмент называют также «Методом 25 тысяч долларов». Именно такую сумму заплатил Чарльз Шваб, президент компании Bethlehem Steel, консультанту Айви Ли за создание данного метода, как говорится, под заказ. Шаги, предусмотренные этим методом:

Записать самые важные задачи следующего дня.
Определить последовательность задач и пронумеровать их.
Выполнять задачи в установленной последовательности.
Выполнив задачу, проверить, не сместились ли приоритеты в выполнении других задач и не появились ли новые.
Добавить новые задачи в список, соблюдая приоритетность.
Продолжать выполнять задачи по мере убывания их важности.

Принципы тайм-менеджмента

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

Мотивация

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. Тренинг по мотивации).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. Эмоциональный интеллект).

Отвлекающие факторы и как от них избавиться?

Дэн Кеннеди в книге «Жесткий тайм – менеджмент» утверждает, чтобы раздражающие факторы перестали на вас действовать, просто перестаньте отвлекаться. Ведь на самом деле реальных причин отвлекаться на интернет, звонки, электронные письма у вас нет.

Как это сделать?
  1. Нужно стать недоступным для людей, потеряться. Если вас невозможно найти, значит невозможно и отвлечь.
  2. Нужно быть всегда пунктуальным. Это ваш авторитет. Пунктуального человека больше уважают, а значит и больше ценят и его самого, и его время. Пунктуальность говорит и о высокой самооценке человека. Если он уважает время других, значит уважает и себя.
  3. Люди сами с радостью отвлекаются на более интересные и приятные вещи. Но вспомните цифру, которую вы должны держать в голове. Вспомнили, сколько вы должны зарабатывать в минуту? Просто сконцентрируйтесь на главном и не видитесь на сиюминутные удовольствия. Сделав приоритетные задачи, вы сможете быстрее освободить себе время на развлечения.

Как говорит Дэн Кеннеди:

Рекомендации Дэна Кеннеди для тех, кто много путешествует

  1. Стараться путешествовать налегке, чтобы не ждать багаж и не быть привязанным к чемодану.
  2. Во время командировки спланировать максимальное количество полезных дел. Встретиться с клиентами, которые живут в соседних районах. Заняться деятельностью, которая приносит доход и деятельностью в целях рекламы. Также распланировать наперед и свой отдых.

Главные рекомендации Дэна Кеннеди

Очень важно записывать все свои гениальные идеи, а также управлять ими. На каждый свой проект нужно завести отдельную тетрадь и записывать свои идеи

Ведь пройдет немного времени и они просто забудутся.

Необходимо уметь упорядочивать, чтобы зарабатывать на информации, .

Необходимо делать то, что у вас лучше всего получается, чтобы достичь максимальной личной эффективности,. Вкладывайте свое время, силы и талант в дело, которое вы любите. Когда человек занимается тем, что ему нравится, его уже не остановить. Тогда повышается и эффективность, и продуктивность и желание развиваться дальше.

Увольте себя, найдите себе замену, но избегайте дел, в которых вы не мастер или которые стоят дешевле вашего продуктивного часа. Освободитесь от ненужных обязанностей и освободите время для веселья, радости и отдыха. Освободившееся время используйте для маркетинга или открытия нового бизнеса.

Не будьте перфекционистом. Нормально – это уже хорошо. Двигайтесь вперед и не зацикливайтесь. Ничего нельзя довести до идеала и незачем тратить на это кучу времени.

Учитесь работать как можно быстрее. В быстром темпе начинаешь быстрее соображать. Делайте подобные дела подряд, это ускорит их выполнение.

Окружающая среда должна стимулировать вас, говорит об этом Дэн Кеннеди в своем жестком тайм – менеджменте. Кому то нужен идеальный порядок и все под рукой, чтобы работать быстрее, а кто-то лучше работает в хаосе.

Если вы в чем-то сомневаетесь – отбрасывайте эту идею. Любое сомнение в итоге приводит к неудачам.

Очень часто происходит такая ситуация, когда проходит год, а прогресса в бизнесе нет никакого

Почему так происходит? Зачастую люди тратят свое время, силы и деньги не на то, что может принести им доход.

Вот что советует Дэн Кеннеди предпринять в таких случаях:

  • Записать три самых важных и плодотворных дел, которые вы можете сделать, чтобы повысить успешность своей компании. Всего три. Запишите их. Каждый пункт затем переведите в действие, которое можете делать каждый день.
  • Если вы не сдвигаетесь с мертвой точки, тогда попробуйте любую проблему решать сразу несколькими способами. Посмотрите на эффект.

Книга Дэна Кеннеди «Жесткий тайм — менеджмент» для тех, кто хочет выжать максимум из каждого дня. Для тех, кому постоянно не хватает времени. Дэн Кеннеди дает практические советы, как сделать так, чтобы времени стало больше, научиться ценить его и понимать стоимость каждой вашей минуты.

7 правил тайм-менеджмента

Для того, чтобы доводить дела до конца, нужно соблюдать ряд несложных правил.

Правило 1 — Цель должна быть реальной и должна «заряжать»

Во-первых, цель должна исходить именно от твоих желаний, а не быть навязанной обществом или семьей. Только в этом случае она будет заряжать. Должно быть четкое представление для чего тебе нужно достижение этой цели. Как изменится твоя жизнь, когда ты достигнешь её.

Во-вторых, цель должна быть реальной. Если вы сейчас продавец в магазине, а мечтаете о собственном автомобиле Porche, то скорей всего вы ничего не начнете делать для достижения этой цели по двум причинам:

  • Вам кажется, что это не для вас и у вас никогда такого не будет (даже если вы будете визуализировать каждый день и увешивать всю квартиру картинками с дорогим автомобилем, увы, ничего не произойдёт).
  • Это слишком далекая цель. Если вы посчитаете, что с вашим доходом такую машину можно купить через 50-60 лет, то мотивация сразу же пропадёт, потому что цель очень далека от настоящего времени.

Правило 2 — Ставить цель по системе SMART

S — Specific (Конкретная)

Цель должна четко определять, какой результат вы получите в итоге. Одна цель – один результат.

M — Measurable (Измеримый)

Цель должна иметь свою единицу измерения. То есть такую меру, которая поможет понять, что цель достигнута на 100%.

A — Achievable or Attainable (Достижимый)

Вы должны понимать, что поставленная цель вам под силу и у вас достаточно знаний, навыков, опыта, ресурсов для того, чтобы достигнуть эту цели в поставленные сроки.

R — Relevant (Значимый)

Важно понимать, как изменится ваша жизнь, когда цель будет достигнута. Какими вы станете, какое окружение у вас будет, ваш заработок и уровень жизни

T — Time bound (Ограниченный во времени)

Цель, ограниченная по времени, даёт больше возможности контролировать ход её выполнения. А также позволяет понять, насколько вы эффективны на пути достижения цели.

Правило 3 — Деньги не могут быть целью

В качестве цели не стоит ставить суммы денег. Деньги это не цель, это ресурсы, которые мы используем на пути достижения цели.

Правило 4 — Используйте матрицу Эйзенхауэра

Главным навыком высокоэффективных людей является правильное распределение своих ресурсов. А для этого нужно четко планировать свой день и распределять все дела на 4 группы:

  • Важные и срочные дела – те дела, которые внесут весомый вклад в достижение главной цели.
  • Важные и несрочные – дела, которые имеют высокий потенциал, но не имеют срочности.
  • Срочные и неважные – на такие дела не рекомендуется тратить много времени. Так как их выполнение не имеет вес в достижении цели.
  • Неважные и несрочные – дела, которые воруют наше время. Чаше всего такие дела можно делегировать.

Видео

Правило 5 — Принцип равномерного распределения

Научитесь распределять нагрузку равномерно. То есть, лучше делать каждый день по чуть-чуть, чем один раз в неделю, но много.

Во-первых – это вырабатывает привычку и дисциплинирует.

Во-вторых – больше вероятности, что вы выполните маленькое дело, которое займёт 20 минут, чем большое в 3-4 часа.

В-третьих – на протяжении выполнения маленького дела мозг будет работать всё время на 100%. При выполнении большой задачи мозг будет терять концентрацию и переутомляться.

Правило 6 — Используйте метод Помодоро (помидора)

Если вам сложно сесть за выполнение какой-либо задачи, воспользуйтесь методом Помодоро (в народе «помидора»). Суть метода – работать 25 минут ни на что не отвлекаясь, затем отдохнуть 3-5 минут и вновь приступить к выполнению задачи. После 4х подходов сделать большой перерыв в 20 минут.

Правило 7 — Действуйте прямо сейчас

Не нужно ждать подходящего момента, потому что он не наступит НИКОГДА. Если вы сейчас уже начали откладывать выполнение каких-либо дел, то вы будете откладывать их до бесконечности. Единственный выход, как можно разорвать этот замкнутый круг — это начать действовать прямо сейчас. Делай, анализируй, улучшай! Пусть это будет вашим девизом.

9-й совет тайм менеджмента. Выбираем место для работы

От того, насколько комфортную и подходящую рабочую обстановку вы создадите для себя, зависит то, насколько продуктивно вы будете работать, а значит, и то, сколько времени вы будете тратить на ту или иную задачу.

Причем для разных задач будет нужна различная обстановка.  Замечали ли вы, что самые гениальные идеи приходят, когда ты находишься в душе или на прогулке, т.е. в неформальной обстановке. Кстати, когда Ньютону на голову упало яблоко и он сформулировал закон имени себя, я уверен, что та среда, в которой он находился ему тоже очень помогла. Очевидно, он находился в саду, на свежем воздухе, где думается очень легко.

А замечали ли вы, что над рутинными задачами или задачами, требующими большой концентрации хорошо работается в офисе.

Я предлагаю вам прямо сейчас выполнить небольшое упражнение. В левом столбце запишите определенное занятие (вид деятельности, которым вы занимаетесь). В правом – запишите то место, где занятие это дается вам легко и вам приятно работать. Знание того, где вы сможете выполнить поставленную задачу быстрее, эффективнее и с большим удовольствием позволит вам существенно сэкономить свое время.

 Занятие  Место
   
   
   

Как начать работу с блокировкой времени?

Очевидно, вам понадобится какое-то расписание. Это может быть распечатка, ежедневник или электронный календарь. Мне нравится использовать Календарь Google, потому что он позволяет мне вносить изменения и корректировки, если они необходимы. Как только вы его получите, вы готовы к работе.

Как я уже сказал, я только блокирую свое рабочее время, но принципы одинаковы, независимо от того, как вы хотите это делать. Я в основном следую этим 5 шагам.

Шаг 1. Запишите все свои задачи

Сначала я думаю обо всем, что нужно сделать. Мне нравится делать это на листе бумаги просто потому, что так работает мой мозг. Запись чего-то делает для меня это более «реальным», поэтому я знаю, что как только это будет на бумаге, мне нужно найти временной интервал, чтобы это сделать.

Я начинаю со списка задач, который храню в своей записной книжке. В течение недели я записываю все задачи, которые, как я знаю, могут подождать до следующей недели.

Затем я думаю обо всем, что могло прийти мне в голову. Может быть, идея, которую я имел и которую хотел изучить, и тому подобное.

Я также прохожу через все встречи / семейные дела и т

д., которые у меня могут быть на неделю вперед. Это задачи, которые обычно отнимают мое рабочее время, поэтому важно их учитывать

Шаг 2. Сгруппируйте похожие задачи

Когда я знаю, чего хочу достичь на следующей неделе, мне нравится группировать похожие задачи. Таким образом, я могу сделать больше вещей за один присест.

Например, я группирую все письма, на которые мне нужно ответить, в один блок. Таким образом, мой мозг уже находится в режиме написания электронной почты, и я прохожу их все намного быстрее.

Шаг 3. Расставьте приоритеты

Глядя на свои задачи, я расставляю их по приоритетам с помощью простой шкалы. Я помечаю действительно важные, неотложные задачи цифрой 1. Задачи, которые необходимо выполнить (но не столь важные), отмечены 2. А задачи, которые я хочу выполнить, но на самом деле не очень важные, отмечены 3. Число 4 предназначен для неважных задач, но, честно говоря, я редко использую его.

Шаг 4. Определите свое рабочее время

Здесь мой подход к блокировке времени, вероятно, немного отличается от тех, которые блокируют полный рабочий день. Я не блокирую все свои дни. Вместо этого я просто блокирую свое рабочее время.

Итак, сначала я посмотрю, сколько на самом деле моих рабочих часов в неделю. Я стараюсь работать с 9 до 5, но в зависимости от моих встреч и т. д. это может немного отличаться. Итак, сначала я записываю все заранее запланированные мероприятия на неделю и смотрю, сколько времени у меня осталось.

Шаг 5: Составьте расписание

При составлении расписания я люблю начинать с повторяющихся событий. Это задачи, которые я выполняю еженедельно, такие как ответы на электронные письма, написание сообщений в блогах, редактирование изображений и т. д. Они составляют большую часть моего списка дел, поэтому имеет смысл сначала выполнить их. После этого я перехожу к другим задачам.

То, что я собираюсь сказать, очень важно. Я всегда планирую самые трудные для меня задачи в наиболее продуктивное время дня. Для меня это обычно утром, примерно с 9 до обеда. Это когда я чувствую себя наиболее творчески, и мой ум еще свеж. Делая это, я могу выполнять значимую глубокую работу в самые продуктивные часы дня. Это время, когда я действительно стараюсь не смотреть на свой телефон, электронную почту и т

д. Это только я и моя задача

Делая это, я могу выполнять значимую глубокую работу в самые продуктивные часы дня. Это время, когда я действительно стараюсь не смотреть на свой телефон, электронную почту и т. д. Это только я и моя задача.

Шаг 6: Сделайте

Когда все ваши задачи изложены в вашем расписании, все, что вам нужно делать, это следовать ему. Постарайтесь придерживаться расписания, но не расстраивайтесь, если вам придется его немного подправить. Помните, что временная блокировка дает вам основу для работы. Но вам не обязательно следовать ему на 100%, чтобы он работал.

Цитаты и высказывания о тайм-менеджменте

Поделиться
Твитнуть

Поделиться

8-й совет тайм менеджмента. Кто ходит в гости по утрам…

Ни для кого не секрет, что в течение дня наша работоспособность меняется. Одному человеку намного легче работать с утра, другому, наоборот, легче работать вечером или ночью.  Определите то время, когда вы наиболее эффективны в том, что вы делаете. Отведите это время на важные дела. Все остальное делайте в другое время.

Лично для меня самое продуктивное время это с 6 часов утра до 10 часов утра. Работая в это время, я успеваю делать объем работы, который я запланировал на целый день.

Отводя время, когда вы наиболее эффективны, самому важному, вы сможете выполнять в несколько раз больше и в несколько раз быстрее

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок». Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.

  • Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
  • Метод ограничения, помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
  • Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
  • Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.
Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector